電話秘書の仕組み

電話秘書とはどういう仕事をするかについて説明します。電話代行サービスとも言いますが、基本的に電話は全て業者に転送されます。業者に転送された電話に、電話秘書が出て、依頼人の秘書や社員として応対をします。電話が転送される事は先方にはわかりませんので、依頼人の社内で電話を取り次いでいるように対応ができます。

業者による違いはありますが、電話がかかってくると随時依頼人に報告が行くようになっているので、大切な電話に出られず契約を逃したという事も回避できます。外出先でも電話に出られるなら、直接携帯に報告してもらえますし、必要ならその場で電話を折り返す事もできます。

会議中や商談中、移動中で電話に出られない事が多い場合は、メールに知らせてもらうよう指定しておくと、随時報告がもらえます。電話秘書の仕組みは業者による違いもありますが、契約すると転送先の電話番号を貰うので、それを登録して、電話が転送されるようにしておきます。これさえ登録しておけば、契約している間は、代わりに電話の応対をしてもらえるので、電話に出られないという事がありません。

ただし契約する回線は1つの電話番号により1つですから、回線が多い場合は回線の数だけ契約しておかないといけません。電話が複数ある場合はその数を登録しておくと安心です。