サービス内容を確認

電話秘書サービスにもプランによって、サービス内容は変わります。プラン内容が充実しているほどきめ細かいサービスが受けられますが、経費がかかりすぎるのも問題です。プランを選ぶ時は本当に必要なサービスがあるかどうかを確認しましょう。

どんなサービスがあるかは、業者によって異なりますので、事前の確認が重要です。例えば電話秘書は平日のみの対応となっているのに、依頼人の会社は土日も営業しているという場合、オプションで土日の対応を追加しなければいけません。それがない場合は他の業者を探します。ここは業者によって対応する曜日が違うので、確認しておきます。

電話があると随時報告してもらう事もできますが、すぐに対応できない事もあるので、1日にかかってきた電話のレポートを作成してくれるサービスがあると便利です。基本パックに含まれる事もありますし、オプションで追加する場合もあります。

会社にかかってくる電話が全て重要な電話とは限りません。中にはセールスの電話もありますから、こういう場合は報告は必要ありませんから、予めセールスの電話は報告不要としておくと安心です。ただし電話秘書が判断できない場合は、報告される事があります。

電話があった時に、先方に伝言を頼みたい時には、予め電話秘書に伝えておくと、それをきちんと伝えてくれるというサービスもあります。

電話秘書の仕組み

電話秘書とはどういう仕事をするかについて説明します。電話代行サービスとも言いますが、基本的に電話は全て業者に転送されます。業者に転送された電話に、電話秘書が出て、依頼人の秘書や社員として応対をします。電話が転送される事は先方にはわかりませんので、依頼人の社内で電話を取り次いでいるように対応ができます。

業者による違いはありますが、電話がかかってくると随時依頼人に報告が行くようになっているので、大切な電話に出られず契約を逃したという事も回避できます。外出先でも電話に出られるなら、直接携帯に報告してもらえますし、必要ならその場で電話を折り返す事もできます。

会議中や商談中、移動中で電話に出られない事が多い場合は、メールに知らせてもらうよう指定しておくと、随時報告がもらえます。電話秘書の仕組みは業者による違いもありますが、契約すると転送先の電話番号を貰うので、それを登録して、電話が転送されるようにしておきます。これさえ登録しておけば、契約している間は、代わりに電話の応対をしてもらえるので、電話に出られないという事がありません。

ただし契約する回線は1つの電話番号により1つですから、回線が多い場合は回線の数だけ契約しておかないといけません。電話が複数ある場合はその数を登録しておくと安心です。

電話秘書とは?

電話秘書というのは、電話代行サービスを請け負っている業者に在籍しているスタッフが、秘書代わりとなり、会社宛にかかってきた電話に対応してくれるというサービスです。電話の内容は随時報告してもらえるので、個人事務所を経営していて、社内の電話が受けられないという時に便利なサービスです。電話秘書や電話代行とも呼ばれます。

電話秘書は、会社に秘書を派遣するのではなく、電話を転送してその内容を随時顧客に向けて報告するという仕組みです。電話が無理な場合はメールで知らせてもらえるので、都合の良い時に確認できます。電話秘書のところに電話が転送されても、顧客の会社名を名乗って電話に出てくれるので、電話秘書に依頼している事は先方にはわかりません。

対応も丁寧に行いますし、業者によっては24時間対応可能なところもあるので、海外から電話がかかってくるような時にも便利です。

電話秘書を依頼する場合は、業者による違いはありますが、いくつかプランがあって、自分の会社に合ったプランを選べるのが理想です。電話がかかってくる事は少ないが、重要な電話の場合は電話秘書が対応してくれると安心です。

どのようなプランがあるかは、業者によって違いますが、30日間無料で試せる電話代行サービスもあるので、まずはそれを利用してから決めるという事もできます。どのような対応をしているか確認したい場合は、無料体験中に、名前を変えて自分で電話をかけてみるという事もできます。